Umsatzsteuerbefreiung für Kostentragungsgemeinschaften

Umsatzsteuerbefreiung für Kostentragungsgemeinschaften seit 2020 – Aktueller Anwendungserlass und neue Rechtsprechung

Die Umsatzsteuerbefreiung für Leistungen von Kostentragungsgemeinschaften ist seit dem 1. Januar 2020in § 4 Nr. 29 UStG gesetzlich verankert. Maßgeblicher Bezugspunkt der Verwaltung ist das BMF-Schreiben vom 19.07.2022, das bis heute das zentrale Prüfraster für die Anwendung der Befreiung darstellt.

EUGH

Die aktuelle Rechtsprechung des Europäischer Gerichtshof konkretisiert insbesondere zwei bislang streitanfällige Tatbestandsmerkmale:

die Leistungen für „unmittelbare Zwecke“ und
den Ausschluss wegen Wettbewerbsverzerrung.

Die neuen Entscheidungen führen nicht zu einer Ausweitung „um jeden Preis“, stellen aber klar, dass nationale Einschränkungen unionsrechtskonform auszulegen sind.

Systematik der Steuerbefreiung (§ 4 Nr. 29 UStG)

Die Steuerbefreiung setzt voraus, dass

ein Zusammenschluss von Personen vorliegt,
die Mitglieder steuerfreie oder nicht steuerbare Umsätze ausführen,
der Zusammenschluss Leistungen ausschließlich an seine Mitglieder erbringt,
die Leistungen für unmittelbare Zwecke der begünstigten Tätigkeit verwendet werden,
die Kosten lediglich umgelegt werden und
keine Wettbewerbsverzerrung eintritt.

Das BMF-Schreiben vom 19.07.2022 strukturiert diese Voraussetzungen in einer klaren Prüfreihenfolge, an der sich auch die Rechtsprechung orientiert.

„Unmittelbare Zwecke“ – funktionsbezogener Maßstab maßgeblich

EuGH vom 22.01.2026: Allgemeiner Charakter kein Ausschluss

Mit Urteil vom 22.01.2026 in den verbundenen Rechtssachen C-379/24 und C-380/24 hat der Europäischer Gerichtshof klargestellt, dass Art. 132 Abs. 1 Buchst. f MwStSystRL einer nationalen Auslegung entgegensteht, wonach Leistungen allein wegen ihres allgemeinen Charakters nicht als für „unmittelbare Zwecke“ erbracht gelten.

Entscheidend ist nicht, ob eine Leistung typischerweise auch außerhalb der steuerbefreiten Tätigkeit vorkommt, sondern ob sie nach ihrer konkreten Ausgestaltung:

unmittelbar zur Ausübung der begünstigten Tätigkeit beiträgt und
hierfür erforderlich ist.

Eine zusätzliche Ausschließlichkeitsanforderung(„nur für die steuerfreie Tätigkeit verwendbar“) ist unionsrechtswidrig.

Folgen für typische Streitfelder in der Praxis

Nach der EuGH-Linie sind Leistungen wie

Reinigung und Hygiene,
Praxisorganisation und Terminmanagement,
patienten- oder leistungsbezogene Administration,
IT-Leistungen und Systembetrieb

nicht bereits deshalb von der Steuerbefreiung ausgeschlossen, weil sie „allgemein“ erscheinen.

Maßgeblich bleibt eine funktionsbezogene Zuordnung, die sich insbesondere stützt auf:

tatsächlichen Leistungsinhalt,
fachliche Vorgaben (z. B. Hygiene-, Qualitäts- und Dokumentationspflichten),
organisatorische Einbindung und
vertragliche Ausgestaltung.
Auswirkungen auf die Verwaltungsauffassung (BMF-Schreiben vom 19.07.2022)

Das BMF ordnet in GP II.1.4 bestimmte Leistungen als „allgemeine Verwaltungsleistungen“ ein (z. B. allgemeine Reinigungs-, Verpflegungs- und Verwaltungsleistungen). Nach der EuGH-Rechtsprechung sind diese Aussagen jedoch nicht als starre Negativliste zu verstehen.

Unionsrechtskonform ist vielmehr folgende Lesart:

Die Beispiele sind Regelfälle,
eine Einzelfallkorrektur ist erforderlich, wenn der unmittelbare Funktionsbezug nachgewiesen wird,
„unmittelbare Zwecke“ dürfen nicht allein wegen der Typik einer Leistung verneint werden.
Wettbewerbsverzerrung – keine pauschale Gefahrenvermutung

EuGH vom 22.01.2026: Keine unwiderlegbare Wettbewerbsannahme

Ebenfalls mit Urteil vom 22.01.2026 (C-379/24 und C-380/24) stellt der Europäischer Gerichtshof klar, dass aus der bloßen allgemeinen Verwendbarkeit einer Leistung keine pauschale (Gefahr der) Wettbewerbsverzerrungabgeleitet werden darf.

Eine Wettbewerbsverzerrung liegt nicht bereits deshalb nahe, weil:

die Leistung theoretisch auch am Markt angeboten werden könnte oder
ähnliche Leistungen von steuerpflichtigen Unternehmern erbracht werden.

Erforderlich ist eine konkrete, einzelfallbezogene Prüfung.

Abgrenzung bei juristischen Personen des öffentlichen Rechts

Für juristische Personen des öffentlichen Rechts ist zusätzlich zu prüfen, ob Leistungen unternehmerisch im Sinne von § 2b UStG erbracht werden. Der dortige Maßstab der „größeren Wettbewerbsverzerrungen“ ist nicht deckungsgleich mit der Wettbewerbsklausel bei Kostentragungsgemeinschaften.

Beide Prüfungen sind:

getrennt vorzunehmen und
jeweils eigenständig zu dokumentieren.
Was aktuell zu veranlassen ist

Für bestehende und neue Kostentragungsgemeinschaften empfiehlt sich:

Leistungskatalog strukturieren: Trennung zwischen tätigkeitsgebundenen Leistungen und allgemeinem Overhead.
Funktionsbezug dokumentieren: insbesondere bei Reinigung, Organisation und IT (Hygienepläne, Prozessbeschreibungen, Leistungsprofile).
Verträge präzisieren: Keine Sammelpositionen ohne Leistungsinhalt; Umlagen leistungsbezogen ausweisen.
Mischlagen trennen: organisatorisch und abrechnungstechnisch eigenständige Leistungen separat darstellen.
Prüffragen zur Wettbewerbsverzerrung (Praxisleitfaden)

Für eine belastbare Dokumentation bieten sich u. a. folgende Fragen an:

Werden Leistungen ausschließlich an Mitgliedererbracht?
Besteht ein relevanter Markt für genau diese Leistung?
Gibt es Anhaltspunkte für missbräuchliche Gestaltungen (Art. 131 MwStSystRL)?
Erfolgt die Umlage streng kostendeckend, ohne zusätzliche wirtschaftliche Vorteile?

Fazit

Die Umsatzsteuerbefreiung für Kostentragungsgemeinschaften bleibt anspruchsvoll, wird durch die aktuelle EuGH-Rechtsprechung jedoch systematisch geschärft. Weder der allgemeine Charakter einer Leistung noch ihre theoretische Marktfähigkeit rechtfertigen pauschale Ausschlüsse. Entscheidend sind Funktion, Erforderlichkeit und konkrete Ausgestaltung.

Für die Beratungspraxis bedeutet das: Mehr Dokumentation – aber auch mehr Argumentationsspielraum.