Bewirtungskosten mit digitalem Beleg

Dem aktuellen BMF-Schreiben vom 19. November 2025 präzisiert das Bundesministerium der Finanzen die Anforderungen an Bewirtungsrechnungen und Bewirtungsbelege – insbesondere im Hinblick auf E-Rechnungspflicht, TSE-Kassenbelege sowie vollständig digitale Eigenbelege.

Was ändert sich konkret?

1. Strengere Anforderungen an Bewirtungsrechnungen Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € müssen nun u. a. folgende Angaben enthalten sein:

• vollständiger Name/Anschrift des Bewirtungsbetriebs • Ausstellungsdatum • konkrete Einzel-Leistungsbeschreibung („Menü 1“, „Lunch-Buffet“ – aber nicht „Speisen u. Getränke“) • Leistungszeitpunkt • Rechnungsbetrag Für Rechnungen über 250 € kommen u. a. hinzu:
• Steuernummer/UST-IdNr.
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Name des Bewirtenden (Leistungsempfänger)

 

2. TSE-Pflicht und maschinelle Erstellung Ein Betriebsausgabenabzug ist nur möglich, wenn der Bewirtungsbetrieb einen maschinell erstellten und elektronisch aufgezeichneten TSE-Beleg ausstellt.

Handschriftliche Belege sind ab 2025 ausgeschlossen, außer nachweisbare Auslands-Ausnahmefälle.

 

3. Digitale, digitalisierte und elektronische Belege werden Standard Das BMF erlaubt und fordert klare digitale Prozesse:

• Digitale Bewirtungsrechnung (E-Rechnung oder sonstiges e-Format) • Digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg (mit Anlass, Teilnehmern usw.) • Elektronische Signatur oder digitale Genehmigung • Zeitstempel für Erstellung und Genehmigung • Elektronische Aufbewahrung gemäß GoBD Eine eindeutige Verknüpfung zwischen Rechnung und Eigenbeleg ist Pflicht – z. B. durch Barcode, Index, Verweis im Dokument.

4. Auslandsbewirtungen

Grundsätzlich gelten dieselben Anforderungen wie im Inland.

Nur wenn nachweislich keine maschinelle Rechnung erhältlich ist, wird eine Ausnahme zugelassen.

Fazit: Zusammenspiel von Betriebsausgabenabzug, E-Kasse und E-Rechnung Mit den neuen Vorgaben wird deutlich: Der Betriebsausgabenabzug für Bewirtungen wird ab 2025 vollständig digital und nachweisorientiert.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass

-der Bewirtungsbetrieb einen TSE-konformen Kassenbeleg erstellt, -die Bewirtungsrechnung als E-Rechnung oder digitales Dokument vorliegt, -der Eigenbeleg digital ergänzt, signiert und zeitgestempelt wird, -alle Dokumente GoBD-konform elektronisch aufbewahrt und miteinander verknüpft sind.

Damit greifen E-Rechnungspflicht, Kassensicherungsverordnung und Betriebsausgabenabzugsvorschriften erstmals vollständig ineinander und die Verfahrensdokumentation nimmt einen wichtigen Standpunkt ein.

Das Ergebnis:

Nur wer den digitalen Gesamtprozess beherrscht – von der TSE-Kasse über die Bewirtungsrechnung bis zum digitalen Eigenbeleg – kann Bewirtungskosten künftig steuerlich geltend machen.