FAQ-Katalog zur E-Rechnung

BStBK veröffentlicht neuen FAQ-Katalog zur E-Rechnung – was Steuerberater jetzt mit Mandanten umsetzen sollten

FAQ zur E-Rechnung

Die Bundessteuerberaterkammer hat einen neuen FAQ-Katalog zur verpflichtenden E-Rechnung veröffentlicht. Der Katalog mit Stand vom 3. März 2026 fasst die wesentlichen rechtlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen an die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich zusammen und gibt Steuerberatungskanzleien eine praxisnahe Grundlage für die Mandantenberatung.

Für Steuerberater ist der FAQ-Katalog vor allem deshalb relevant, weil die E-Rechnung nicht nur ein umsatzsteuerliches Thema ist. Sie betrifft den gesamten Rechnungsprozess: Rechnungseingang, Rechnungsprüfung, Freigabe, Kontierung, Zahlungsanweisung, Archivierung, Verfahrensdokumentation und die spätere Betriebsprüfung.

E-Rechnung ist seit 2025 kein Zukunftsthema mehr

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Ausstellungspflicht ist dagegen gestaffelt: Ab dem 1. Januar 2027 gilt sie für Unternehmen mit einem Vorjahresgesamtumsatz von mehr als 800.000 EUR, ab dem 1. Januar 2028 grundsätzlich auch für die übrigen Unternehmen.

Damit bleibt für viele Mandanten zwar noch eine Übergangszeit. Aus Beratungssicht sollte diese aber nicht als Aufschub verstanden werden. Wer erst Ende 2026 beginnt, Rechnungsprozesse, Software, Stammdaten, Archivierung und interne Freigaben anzupassen, wird regelmäßig unter erheblichem Zeitdruck stehen. 

Was gilt überhaupt als E-Rechnung?

Der FAQ-Katalog stellt klar: Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung per E-Mail. Auch ein PDF oder ein eingescanntes Papierdokument genügt künftig nicht. Als E-Rechnung gelten nur Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931, das maschinell verarbeitet werden kann. Genannt werden insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0. Auch Formate wie Peppol BIS Billing, Factur-X oder RO_CIUS können relevant sein.

Für Mandanten ist diese Unterscheidung zentral. Viele Unternehmen gehen noch immer davon aus, dass eine PDF-Rechnung bereits eine elektronische Rechnung sei. Umsatzsteuerlich ist dies für die neue E-Rechnungspflicht nicht zutreffend. PDF-, Word- oder Scan-Rechnungen sind künftig lediglich „sonstige Rechnungen“.

GoBD-konforme Archivierung wird zum Kernpunkt

Ein Schwerpunkt des FAQ-Katalogs liegt auf der GoBD-konformen Ablage, Speicherung und Archivierung. Nach § 14b Abs. 1 UStG sind Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss dabei in seiner ursprünglichen Form unverändert erhalten bleiben. Außerdem muss die maschinelle Auswertbarkeit für die Finanzverwaltung während der gesamten Aufbewahrungsfrist sichergestellt sein.

Für die Praxis bedeutet das: Es genügt nicht, aus einer E-Rechnung lediglich ein lesbares PDF zu erzeugen und dieses abzulegen. Aufbewahrungspflichtig ist insbesondere der strukturierte Datensatz, also die eigentliche maschinenlesbare Rechnung. Wird zusätzlich ein Bildteil oder eine ergänzende Anlage übersandt, kann auch dieser aufzubewahren sein, wenn er steuerlich relevante Informationen enthält.

Besonders wichtig ist der Hinweis, dass eine E-Mail, die nur als Transportmittel dient, grundsätzlich nicht zusätzlich archiviert werden muss. Hat die E-Mail hingegen selbst die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs, ist auch sie unveränderbar aufzubewahren. Dieser Unterschied sollte in der Verfahrensdokumentation der Mandanten ausdrücklich beschrieben werden.

Rechnungseingang: technische Prüfung ersetzt nicht die inhaltliche Prüfung

Im Rechnungseingang sollte künftig zwischen technischer und inhaltlicher Prüfung unterschieden werden. Die technische Prüfung kann durch Validierungssoftware erfolgen. Sie betrifft insbesondere Formatvorgaben, Syntax und Geschäftsregeln. Die inhaltliche Prüfung bleibt aber Aufgabe des Unternehmers beziehungsweise seines Rechnungsprüfungsprozesses.

Gerade für den Vorsteuerabzug ist diese Trennung bedeutsam. Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler können unterschiedliche Folgen haben. Bei materiell unzutreffenden Rechnungsangaben, etwa falscher Leistung, falschem Steuersatz oder unzutreffendem Leistungsempfänger, bleibt weiterhin eine umsatzsteuerliche Prüfung erforderlich.

Steuerberater sollten Mandanten daher nicht nur auf eine Softwarelösung verweisen. Erforderlich ist ein dokumentierter Prozess: Eingang, Validierung, sachliche Prüfung, steuerliche Prüfung, Freigabe, Kontierung, Zahlung und Archivierung.

Rechnungsausgang: Stammdaten werden prüfungsrelevant

Auch im Ausgangsprozess gewinnt die Qualität der Stammdaten erheblich an Bedeutung. Der FAQ-Katalog weist darauf hin, dass die E-Rechnung auf Grundlage aktueller Warenwirtschafts-, Faktura- und Geschäftspartnerdaten erstellt wird. Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, besondere Angaben nach § 14a UStG sowie gegebenenfalls Angaben für Kleinbetragsrechnungen oder Kleinunternehmerrechnungen müssen korrekt im strukturierten Datensatz enthalten sein.

Für die Beratungspraxis heißt das: Stammdatenpflege wird Teil der Tax-Compliance. Fehlerhafte USt-IDs, falsche Anschriften, unvollständige Leistungsbeschreibungen oder fehlerhafte Steuerkennzeichen können nicht mehr nur optische Mängel einer Rechnung sein, sondern strukturierte Fehler im Datensatz auslösen.

Übermittlungswege bleiben zunächst flexibel

Der FAQ-Katalog nennt als mögliche Übermittlungswege unter anderem E-Mail, Plattformen wie Peppol oder TRAFFIQX, unternehmenseigene Kundenportale und Schnittstellen zwischen Softwareprogrammen. Zur Sicherstellung der Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts werden qualifizierte elektronische Signatur, EDI-Verfahren oder interne Kontrollverfahren genannt.

Praktisch wird die E-Mail für viele kleine und mittlere Unternehmen zunächst der wichtigste Übertragungsweg bleiben. Gleichwohl sollte sie nur als Übergangslösung verstanden werden. Mittel- bis langfristig werden Plattform- und Schnittstellenlösungen an Bedeutung gewinnen, insbesondere mit Blick auf das geplante Meldesystem ab voraussichtlich 2030.

Beratungsansatz für Steuerkanzleien

Für Steuerberater ergibt sich aus dem FAQ-Katalog ein klarer Beratungsauftrag. Mandanten sollten nicht nur allgemein über die E-Rechnungspflicht informiert werden. Sinnvoll ist eine konkrete Prozessaufnahme:

1. Welche Eingangsrechnungen erhält der Mandant heute und über welche Kanäle?
2. Kann die eingesetzte Software E-Rechnungen empfangen, anzeigen, validieren und archivieren?
3. Wird der strukturierte Datensatz unverändert gespeichert?
4. Gibt es eine dokumentierte Rechnungsprüfung?
5. Sind Zuständigkeiten für Freigabe, Kontierung und Zahlung geregelt?
6. Ist die Verfahrensdokumentation angepasst?
7. Können Ausgangsrechnungen ab 2027 beziehungsweise 2028 im richtigen Format erstellt werden?
8. Sind Kunden-, Lieferanten- und Steuerstammdaten aktuell?

 

Gerade bei bargeldintensiven Betrieben, Bauunternehmen, Unternehmen mit Dauerrechnungen, Anzahlungen oder komplexen Schlussrechnungen sollte frühzeitig geprüft werden, ob Sonderprozesse bestehen.

Fazit

Der neue FAQ-Katalog der Bundessteuerberaterkammer ist mehr als eine reine Information zur E-Rechnung. Er zeigt deutlich, dass die E-Rechnung ein umfassendes Organisations-, GoBD- und Tax-Compliance-Thema ist.

Für Kanzleien bietet sich jetzt die Gelegenheit, Mandanten strukturiert auf die nächste Umsetzungsstufe ab 2027 vorzubereiten. Wer die E-Rechnung nur als technisches Dateiformat behandelt, greift zu kurz. Entscheidend sind belastbare Prozesse, revisionssichere Archivierung, saubere Stammdaten und eine nachvollziehbare Rechnungsprüfung.

Steuerberater sollten die verbleibende Zeit nutzen, um Mandanten aktiv anzusprechen, Softwarefähigkeit und Archivierungsprozesse zu prüfen und die Verfahrensdokumentation rechtzeitig anzupassen.