Digitale PKV-/PV-Daten ab 2026
Digitale PKV-/PV-Daten ab 2026: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen
Ab dem Jahr 2026 wird ein weiterer großer Schritt in Richtung Digitalisierung der Lohnabrechnung umgesetzt: Der Nachweis privater Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge wird vollständig elektronisch abgewickelt. Papierbescheinigungen gehören damit weitgehend der Vergangenheit an. Für Arbeitgeber bedeutet das: weniger Verwaltungsaufwand – aber auch neue Pflichten und klare Vorgaben.
Warum gibt es das neue Verfahren? – Hintergrund
Arbeitnehmer, die über der Jahresarbeitsentgeltgrenze liegen, können sich privat krankenversichern. Für 2026 gelten folgende Werte:
- Allgemeine JAEG: 77.400 €
- Besondere JAEG: 69.750 €
Privatversicherte Arbeitnehmer erhalten einen Arbeitgeberzuschuss nach § 257 Abs. 2 SGB V, ähnlich dem Arbeitgeberanteil in der gesetzlichen Krankenversicherung.
Arbeitgeberzuschuss 2026 (maximal):
- Krankenversicherung: 496,97 € monatlich
- Pflegeversicherung: 104,63 € bzw. 75,56 € in Sachsen
- Immer höchstens die Hälfte des tatsächlichen Beitrags
Ab 2026: Digitaler Datenaustausch über ELStAM
Die privaten Krankenversicherungen übermitteln ab 2026 alle relevanten Daten direkt an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).
Von dort gelangen sie automatisch in die ELStAM-Daten des Arbeitnehmers – und damit in die Lohnabrechnung.
Das bedeutet:
- Arbeitnehmer müssen keine Papiernachweise mehr vorlegen.
- Arbeitgeber dürfen ausschließlich die in ELStAM hinterlegten Werte verwenden.
- Fehlerhafte Daten müssen direkt mit der PKV geklärt werden.
Welche Daten werden übermittelt?
- Die monatlichen Beiträge, die der Versicherungsnehmer für sich und mitversicherte Personen zahlt
- Für Ehepartner oder Kinder werden keine separaten Werte gemeldet – sie werden dem Versicherungsnehmer zugeordnet.
Fristen für die Datenübermittlung
- Bis 20. November: PKV meldet die Daten für das Folgejahr an das BZSt
- Im Dezember: Arbeitgeber erhalten die aktualisierten ELStAM
- Bei Neuverträgen: Daten müssen sofort übermittelt werden
- Bei Beitragsänderungen: Meldung gleichzeitig mit der Information an den Versicherten
Übergangsregelung 2026–2027: Wann Papier noch erlaubt ist
Papierbescheinigungen sind ab 2026 nur noch in Ausnahmefällen zulässig:
- technische Fehler beim Datenaustausch
- falsche oder fehlende Daten der PKV
- kein Widerspruch des Arbeitnehmers gegen die Datenübermittlung
In diesen Fällen dürfen Arbeitgeber bis Ende 2027 eine Ersatzbescheinigung berücksichtigen (BMF 03.06.2025, Rz. 107).
Wichtig:
Wenn der Arbeitnehmer der Datenübermittlung widersprochen hat, ist keine Papierbescheinigung zulässig.
Für die Lohnabrechnung bedeutet das:
Mehr Automatisierung, weniger Papier – aber höhere Anforderungen an Datenqualität und Kontrolle.
