Datenaustausch im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens zwischen Versicherern, BZSt und Arbeitgebern

Das BMF hat ausführlich zum Datenaustausch zwischen den Unternehmen der privaten Krankenversicherung und der privaten Pflege-Pflichtversicherung, der Finanzverwaltung und den Arbeitgebern im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens ab 2026 Stellung genommen (BMF, Schreiben v. 3.6.2025 – IV C 5 – S 2363/00047/004/136).

Hintergrund: Um den bürokratischen Aufwand bei der steuerlichen Behandlung der Beiträge für eine private Krankenversicherung und eine private Pflege-Pflichtversicherung zu reduzieren, wird ab dem 1.1.2026 ein umfassender elektronischer Datenaustausch zwischen

• den inländischen Unternehmen der privaten Krankenversicherung und der privaten PflegePflichtversicherung
• dem BZSt und
• den Arbeitgebern

durchgeführt.

Die entsprechenden Regelungen wurden mit dem JStG 2020 (BGBl. I S. 3096, BStBl I 2021 S. 6) beschlossen und mit dem JStG 2022 (BGBl. I S. 2294, BStBl I 2023 S. 7) punktuell konkretisiert. Der gesetzlich vorgesehene Starttermin für die Einführung des Datenaustauschs wurde mit dem Kreditzweitmarktförderungsgesetz (BGBl. 2023 I Nr. 411, BStBl I 2024 S. 144) auf den 1.1.2026 festgelegt (§ 52 Absatz 36 Satz 3 und 4 EStG).

Die rechtlichen Grundlagen für den Datenaustausch finden sich insbesondere in § 39 Abs. 4 Nr. 4 und Abs. 4a EStG. Von Bedeutung sind im Zusammenhang mit den Beiträgen für eine private Kranken- und Pflegeversicherung auch § 39a Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a und Abs. 4 Satz 1 Nr. 1a, § 39b Abs. 2 Satz 5 Nr. 3 Buchstabe d, § 41b Abs. 1 Satz 2 Nr. 12, § 41c Abs. 1 Satz 2 sowie § 46Abs. 2 Nr. 3 EStG.

In dem Schreiben geht das BMF auf die folgenden Punkte ein:

• Beiträge für eine private Kranken- und Pflegeversicherung als Lohnsteuerabzugsmerkmale (§ 39 Abs. 4 Nr. 4 EStG)
• Datenübermittlung durch die Versicherungsunternehmen (§ 39 Abs. 4a EStG)
  • Allgemeines
  • Massendaten-Schnittstelle
  • Datenübermittlung
  • Übermittlungsfrist
  • Weitere Hinweise zur Datenübermittlung
  • Korrektur und Stornierung
  • Widerspruchsrecht des Versicherungsnehmers (§ 39 Abs. 4a Satz 1 EStG)
• Bildung der Lohnsteuerabzugsmerkmale durch das BZSt
  • Allgemeines
  • Überprüfung der übermittelten Identifikationsnummer
  • Zuordnungsregelungen bei der automatisierten Bildung der Lohnsteuerabzugsmerkmale durch das BZSt
• Bereitstellung der ELStAM für den Arbeitgeber
• Bereitstellung der geänderten ELStAM nach Korrektur oder Stornierung einer Datenübermittlung
• Berücksichtigung der Beiträge der privaten Kranken- und Pflegeversicherung durch den Arbeitgeber
• Entscheidung des Arbeitgebers über Steuerfreiheit seiner Arbeitgeberzuschüsse bei ausländischer Versicherung des Arbeitnehmers
• Unterbliebene Datenübermittlung
• Freibetrag bei Versicherungsunternehmen oder Sozialversicherungsträgern ohne Sitz oder Geschäftsleitung im Inland (§ 39a Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a und Abs. 4 Satz 1 Nr. 1a EStG)
• Pflichtveranlagungen (§ 46 Abs. 2 EStG)
  • Pflichtveranlagung nach Rückerstattungen der Beiträge für eine private Kranken- und Pflegeversicherung (§ 46 Abs. 2 Nr. 3 EStG)
  • Pflichtveranlagung bei Bildung eines Freibetrags aufgrund einer ausländischen Versicherung (§ 46 Abs. 2 Nr. 4 EStG und § 50 Abs. 2 Satz 2 Nr. 4 Buchstabe a EStG)
• Berechnung der Lohnsteuer
  • Allgemeines
  • Berücksichtigung der Beiträge, die in die Berechnung der Vorsorgepauschale einfließen
  • Berücksichtigung der steuerfreien Zuschüsse
  • Korrektur des Lohnsteuerabzugs (§ 41c Abs. 1 Satz 2 EStG) und Anzeigepflicht (§ 41c Abs. 4 EStG)
  • Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber (§ 42b Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG)
• Datensatzbeschreibungen
• Ersatzverfahren

Hinwiies:

Das BMF-Schreiben ist auf den Datenaustausch anzuwenden, der ab dem 1.1.2026 im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens zwischen den inländischen Unternehmen der privaten Krankenversicherung und der privaten PflegePflichtversicherung, dem BZSt und den Arbeitgebern vorzunehmen ist.